Genauso wie die Finanz- und Verwaltungsdaten in modernen ERP-Systemen gebündelt werden, stellt die strukturierte Zusammenführung aller Objektdaten im Portfolio einen Quantensprung dar. Dies kann jedoch nur der Anfang sein, um das Instandhaltungsmanagement kompletter Immobilienportfolios auf ein neues Level zu heben. Handwerker*innen, Dienstleister und eigene Mitarbeiter*innen sollten direkt in einer Datenbasis arbeiten und neue Erkenntnisse und Veränderungen jeweils objektorientiert bereitstellen – alle Beteiligten sollen quasi um das Gebäude herum integriert werden und dem Eigentümer oder Verwalter zuarbeiten.
Alle Beteiligten sind in der Lage auf jeweils ausgewählte Daten eines Objekts zuzugreifen und entsprechend zu agieren. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern, sondern minimiert mögliche Absprache-Fehler, welche zu Ineffizienzen führen. Außerdem entsteht dabei ein historischer Verlauf, welcher alle Maßnahmen rund um ein digitalisiertes Objekt detailliert und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert – ohne Mehraufwand.
